Как подавать заявку на участие в тендере?

После регистрации на тендерной площадке и выбора подходящего заказа начинается самый ответственный этап. Подача заявки – ключевой момент участия в любых торгах, потому что именно от правильности, полноты и точности заявки напрямую зависят шансы на выигрыш.

Заявка на участие в тендере составляется в строгом соответствии с требованиями площадки и заказчика. Перед тем, как составлять заявку, следует внимательно ознакомиться с этими требованиями, а также обратить внимание на сроки подачи. Готовую заявку необходимо отправлять вместе с пакетом документации, прилагаемой согласно требованиям заказчика. Если требуется обеспечение заявки на участие в тендере, то сама заявка также подается одновременно с этим обеспечением.

Сегодня все еще существуют две формы подачи: в бумажном виде и в электронном. Несмотря на то, что почти все площадки уже перешли на электронный вариант, некоторые заказчики до сих пор принимают бумажные документы и, кроме того, могут потребовать приложить к оригиналу одну или несколько копий.

Если необходимо подать заявку на участие в тендере в бумажном виде, то следует иметь в виду, что она должна быть оформлена на типовом бланке, приложенном заказчиком к конкурсной документации. Кроме того, вместе с заявкой подаются и документы, запрашиваемые заказчиком (это могут быть сертификаты, лицензии и т.д.). Все документы обязательно должны быть подписаны заявителем или его уполномоченным представителем. Также необходимо составить опись всей документации, направляемой с заявкой. Пакет документов отправляется почтой в плотном конверте.

Если подготовка заявки на участие в тендере выполняется в электронном виде, то здесь все одновременно проще и сложнее. Заявка в данном случае состоит из двух основных частей. В первой части заявитель сообщает о своем желании участвовать в тендере и указывает ключевые характеристики своего торгового предложения, которое соответствует запросу заказчика – стоимость товаров или услуг, сроки поставок или оказания работ, объемы и т.д.

Во второй части заявитель указывает сведения, которые подтверждают его соответствие требованиям данного тендера. Здесь могут быть перечислены имеющиеся у компании сертификаты на продукцию, допуски СРО, лицензии на оказание услуг и т.д. Также в этой части заявитель должен указать подробные сведения о своей компании. А именно требуется следующая информация:

• банковские реквизиты организации или ИП,
• уставная документация (для ИП – паспортные данные),
• свидетельства о государственной регистрации компании или ИП,
• ИНН,
• полные почтовые реквизиты,
• контактные данные.

Подача заявки на участие в тендерах в электронном формате также требует приложения пакета документов. Конкретного перечня нет – в каждом тендере он может меняться, в зависимости от того, что является предметом торгов, какова сумма сделки, каковы требования заказчика. Так, к примеру, если тендер проводится на крупную сумму, то заказчик может потребовать от заявителя предоставить решение собственников компании об одобрении сделки на такую сумму. В некоторых случаях заказчики просят подтвердить, что организация не имеет задолженностей по налоговым платежам и не является банкротом. В государственных закупках может понадобиться подтверждение того, что компания не является оффшорной. Если помощь в подготовке заявки для тендера заявителю оказывает сторонний специалист, то заказчик запросит доверенность.

Какие еще документы могут потребоваться?

• Копии уставных документов организации, заверенные в налоговом органе.
• Выписка из ЕГРЮЛ не старше 15 дней с даты подачи заявки.
• Копии бухгалтерских отчетов за последние три отчетных периода.
• Нотариально заверенные копии документов о регистрации компании.
• Копия приказа о назначении главного бухгалтера на эту должность.
• Опись документации.

Каждая площадка, кроме того, привносит свои нюансы в форму второй части заявки. Не существует какого-либо унифицированного шаблона – на каждой тендерной площадке своя форма, зависящая от имеющегося на площадке ПО, принятых условий проведения тендеров, типа торгов.

Можно ли подавать заявку на участие в тендере самостоятельно?

Многие компании сегодня пользуются услугами тендерных специалистов, помогающих грамотно подготовить заявку. Однако есть и те, кто старается обойтись своими силами. Руководитель предприятия или индивидуальный предприниматель, конечно, могут подавать заявку самостоятельно, не прибегая к услугам сторонних подрядчиков. Однако здесь следует иметь в виду множество нюансов.

Так, к примеру, важно учитывать, что заявку можно изменять или даже отзывать. Однако делать это необходимо только в рамках оговоренного заказчиком срока подачи – иначе к заявителю будут применяться штрафные санкции.

Очень важно, чтобы заявка включала все необходимые документы и была составлена в точном соответствии с требованиями и площадки, и заказчика. Полнота и грамотность оформления напрямую влияют на то, будет ли заявитель допущен к торгам или нет. Само по себе заполнение заявки на участие в тендере еще ничего не дает. Все заявки обязательно проверяет комиссия. Если в документах найдена ошибка или неточность, это становится причиной отклонения заявки – следовательно, заявитель уже не будет допущен к участию в торгах. Практика показывает, что очень часто при самостоятельном заполнении ошибки возникают уже в первой части заявки – при описании характеристик торгового предложения. Если перечень предлагаемых товаров (услуг) не соответствует конкурсной документации, если неточно или неполно указаны свойства товаров\услуг, если нет данных о материалах, использованных при производстве продукции – все это причины для отклонения заявки.

Подготовка заявки на участие в тендере – непростая и времязатратная процедура. Несмотря на то, что каждая площадка предоставляет шаблон для заполнения, а заказчики прикрепляют подробные требования, самостоятельная подготовка никогда не бывает легкой. При заполнении нужно учесть массу мелочей – вплоть до случайных описок в тексте или заклейки конверта при отправке документов в бумажном виде. И чем подробнее требования и шире перечень обязательной документации, тем выше риск ошибки.

Чтобы не потратить зря время и усилия, лучше доверить подготовку заявки на тендер профессионалу. На платформе TendIn собраны лучшие тендерные специалисты, с которыми можно взаимодействовать напрямую – не переплачивая посредникам в лице консалтинговых компаний. Специалисты TendIn помогут сформировать полный пакет документов, заполнят форму в соответствии с требованиями заказчика и своевременно подадут заявку. Многолетний опыт специалистов исключает риск ошибок – и, следовательно, значительно повышает шансы на успех в конкурсе. А высокая репутация исполнителей и безопасная сделка гарантируют прозрачность сотрудничества и оптимальный результат.