Как участвовать в тендерах - пошаговая инструкция для начинающих

Участие в государственных торгах и коммерческих закупках – прекрасный способ для компании или ИП не только расширить рынок сбыта и увеличить доход, но и улучшить свою репутацию, найти новых партнеров и повысить стабильность работы. Ошибочно считать, что участвовать в тендерах могут только крупные предприятия с миллионными оборотами – это не так. Даже ИП, работающий без сотрудников и имеющий скромный доход, может выставить свою кандидатуру в торгах – например, в тендере на небольшую сумму.

Чтобы участвовать в тендерах, вовсе не обязательно и иметь солидный опыт. Даже начинающие предприниматели успешно заявляются и выигрывают торги, если готовы сделать заказчику выгодное предложение. Не имеет значения и давность регистрации на тендерной площадке. Практика показывает, что заказчики обычно обращают внимание не на то, сколько времени заявитель зарегистрирован на площадке, а на то, сколько аналогичных товаров он поставил или услуг оказал. Если заявитель может предоставить акты выполненных работ в своей сфере, это становится весомым аргументом в пользу его выбора. Наконец, в очень многих тендерах решающим фактором является даже не опыт, а цена.

С чего начать участвовать в тендерах?

Первым шагом всегда становится анализ ниши. Важно уже в самом начале тщательно проанализировать рынок и оценить свои шансы. Сегодня существует множество аналитических сервисов, которые позволяют увидеть динамику цен в выбранной сфере, просмотреть годовые объемы закупок, получить сведения о тендерах, выигранных конкурентами. Такие сервисы ценны, в частности, тем, что с их помощью можно выявить спрос на те или иные товары\услуги, определить среднюю стоимость контракта в нише, а также "отсеять" тех заказчиков, которые регулярно отдают предпочтение в тендерах одним и тем же постоянным подрядчикам.

Следующий шаг – получение электронной цифровой подписи (ЭЦП). Она необходима для аккредитации на тендерной площадке и подписания документов. Важно: для аккредитации нужная усиленная квалифицированная ЭЦП, представляющая собой флеш-накопитель с цифровым ключом. Получить ЭЦП можно в удостоверяющем центре, имеющем аккредитацию Минкомсвязи. Средняя стоимость ЭЦП для торгов – около 5000 тысяч рублей в год, примерный срок оказания услуги по ее выдаче – 2-3 рабочих дня. Перечень документов для получения подписи предоставляют в удостоверяющем центре.

После получения ЭЦП необходимо пройти регистрацию в Единой информационной системе (ЕИС). Данная регистрация дает автоматическую аккредитацию на основных электронных торговых площадках. Сегодня существует 8 федеральных и свыше полутора сотен коммерческих площадок. Участвовать можно на любой, где проводятся торги в соответствующей нише.

Выбрав площадку, следует внимательно изучить активные тендеры и выбрать наиболее подходящий. Начинать участвовать в тендере новичку лучше всего с быстрых торгов, в которых обычно не нужно обеспечение и где подрядчик определяется исключительно по цене.

Пример быстрого тендера – запрос предложений на платформе B2B-Center

Необходимо внимательно просмотреть всю тендерную документацию и требования, чтобы правильно подготовить заявку (свое торговое предложение). В частности, важно строго соблюдать следующие требования:

• предоставление документов, подтверждающих опыт в выполнении аналогичных работ (поставок),
• предоставление лицензий, допусков СРО, свидетельств и т.п.,
• сроки исполнения контракта,
• объемы закупки.

Подавать заявку следует, только будучи на 100% уверенным, что компания сможет выполнить все обязательства перед заказчиком в случае победы. Если организация не соответствует каким-то из этих требований, если производственные мощности не позволят поставить необходимый объем продукции, или качество товаров ниже заявленного – лучше отказаться от участия, чтобы не получить штраф за неполное или несвоевременное исполнение.

Что такое обеспечение и спецсчет?

В некоторых торгах предусмотрено так называемое обеспечение заявки. Это денежная сумма, которая дает возможность гарантировать добросовестность намерений заявителя и исполнение взятых на себя обязательств в случае победы в торгах.

Размер обеспечения лежит в границах 0,5-5% от цены контракта. Денежные средства на обеспечение заявки вносятся на специальный банковский счет. С этого же счета средства могут быть возвращены либо удержаны. Возврат в полном объеме осуществляется, если заявитель не выиграл тендер. В случае победы из суммы обеспечения удерживается комиссия площадки. Кроме того, сумма обеспечения может быть удержана полностью в пользу заказчика, если победитель тендера отказался от заключения контракта.

Необходимые документы и подача заявки

У тех, кто начинает участвовать в тендерах с нуля, наибольшее затруднение часто вызывает сбор документации. Список необходимых документов варьируется в каждом конкретном случае, однако существует общий перечень бумаг, предоставляемых обязательно. Подробно этот вопрос мы рассматривали в статье "Какие документы нужны для участия в тендерах?". Здесь приведем только краткий перечень:

• уставная документация компании (для ИП – документы о постановке на учет, выписка из ЕГРИП),
• документы, подтверждающие полномочия гендиректора компании,
• лицензии – в случае, если осуществляемая деятельность является лицензируемой,
• допуски СРО (если требуются согласно условиям торгов),
• для тендеров на крупную сумму – решение собственников компании об одобрении сделки.

Кроме того, также могут потребоваться копии актов по ранее выполненным договорам, сведения о квалификации, справки об отсутствии налоговых задолженностей, копии бухгалтерских отчетов.

Подготовив документы, необходимо заполнить заявку участника. О заполнении заявок мы также подготовили более подробный материал.

Пример требований к заявке участника

Заявку важно успеть подать заблаговременно, до окончания срока приема, в противном случае она не будет рассмотрена. Если в тендере предусмотрено обеспечение, то сумма обеспечения также перечисляется на спецсчет заранее, до подачи заявки. Заявка и подготовленные документы отправляются вместе.

Участие в торгах и итоги

Если заявка заполнена верно, и собран полный пакет документов, заявитель допускается к участию в торгах. На этом этапе важно установить для себя четкое ограничение минимальной цены, до которой можно снизить сумму контракта, чтобы сделка все еще оставалась выгодной.

В случае победы заказчик направит выбранному исполнителю проект контракта. Важно внимательно ознакомиться с ним – на это дается пять дней. Особое внимание следует уделить срокам исполнения и штрафам. Все спорные моменты необходимо обсуждать до подписания.

Полученная ранее электронная подпись также применяется и для подписания контракта. После подписания наступает время исполнения своей части сделки в соответствии с условиями контракта. Как только поставка или работа выполнены в оговоренном объеме, необходимо подписать закрывающие документы – это будет доказательством того, что заказчик принял и оплатил товары либо услуги и не имеет претензий.

Чтобы принять участие в тендере, вовсе не обязательно иметь штат профильных сотрудников. Если какие-либо этапы вызывают вопросы, всегда можно обратиться за помощью к тендерному специалисту на аутсорсе. Это удобно и доступно – специалист поможет в короткие сроки подготовить заявку и избежать ошибок, которые могут стоить не только времени, но и репутации, и денег.

Быстро подобрать тендерного специалиста можно на платформе TendIn. Здесь собраны высококлассные специалисты с многолетним подтвержденным опытом работы. Сотрудничество ведется напрямую – никаких переплат посредникам. TendIn – это удобно, современно и доступно. Пройдите быструю бесплатную регистрацию прямо сейчас!