Какие документы нужны для участия в тендерах?

Сегодня многие компании расширяют свой рынок сбыта за счет участия в тендерах. Государственные и коммерческие закупки – отличная возможность найти новых клиентов и нарастить оборот. На первый взгляд может показаться, что сфера закупок сложна и запутанна, поэтому многие компании, ранее не участвовавшие в тендерах, отказываются от этой возможности – и совершенно зря.

Для того, чтобы подать документы на тендер, достаточно иметь базовое представление о том, как устроена эта сфера. В предыдущих статьях мы уже освещали ключевые моменты тендеров, такие как типы закупок, различия между государственными и коммерческими торгами, основные понятия, используемые в данной области. В этом материале поговорим о том, какие документы необходимы для участия в торгах.

Документы для тендера по 44-ФЗ

Начиная с 2014 года, все торги, заказчиками в которых выступают бюджетные учреждения, проводятся согласно регламенту, определяемому Федеральным Законом №44. Данный закон указывает, в том числе, и перечень документов, требуемых для участия в закупках.

С 1 января 2022 года формат заявки был унифицирован для всех торгов, проводимых по 44-ФЗ. Участники тендера подают сведения, формирующие три основных блока заявки:

• данные о заявителе,
• коммерческое предложение относительно объекта торгов, включающее стоимость товаров\услуг,
• если речь идет о закупках без конкретного объема – предложение, содержащее сведения о расценках на товары\услуги.

Список документов для тендера обязательно включает пакет бумаг, отражающих данные о компании-участнике. А именно:

• выписка из ЕГРЮЛ (либо нотариально заверенная копия – допускаются копии, заверенные не ранее чем за 6 месяцев до момента подачи заявки на тендер),
• документация, подтверждающая полномочия заявителя – в качестве таких документов допускаются: Устав компании, протокол заседания о назначении руководителя, доверенность на лицо, исполняющее обязанности руководителя (требуется нотариальное заверение),
• копии учредительных документов предприятия (также нотариально заверенные),
• налоговая декларация за предыдущий год,
• документация, подтверждающая соответствие компании-участника требованиям, выдвинутым организатором тендера.

Документы, необходимые для тендера, обязательно включают в себя подробные данные о товаре, предлагаемом участником к поставкам. Это следующие пункты:

1. Характеристики товара, соответствующие требованиям заказчика.
2. Товарный знак (при наличии).
3. Страна происхождения продукции.
4. Документация, подтверждающая соответствие предлагаемых товаров актуальным нормам.

Документы для участия в тендере также могут включать дополнительные сведения о предмете торгов – так, если речь идет о технически сложном объекте закупок, то от участников, как правило, требуется приложение к заявке в виде эскизов, мини-проектов, подробных технических характеристик и т.д.

Подача документов на тендер по 223-ФЗ

Участие в торгах по 223-ФЗ, как правило, требует большего пакета документов и более тщательной подготовки. Вместе с тем, тендеры по 223-ФЗ зачастую проводятся на крупные суммы и являются, соответственно, более выгодными для победителей. К тому же, в большинстве своем организаторы тендеров требуют от участников приблизительно одинаковые документы, поэтому обычно достаточно подготовить полный пакет один раз, чтобы в дальнейшем использовать его в различных тендерах.

Необходимые документы для участия в тендерах по 223-ФЗ:

1. Выписка из ЕГРЮЛ.
2. Устав организации в последней редакции, а также листы изменений (если Устав менялся).
3. Документ о назначении руководителя организации.
4. Полные банковские реквизиты.

Кроме того, заказчик может также потребовать дополнительные документы:

• сертификаты и свидетельства на продукцию, лицензии на оказание услуг,
• налоговая отчетность за предыдущий год,
• если организация использует УСН – уведомление о применении упрощенной системы налогообложения и копию налоговой декларации,
• данные о сотрудниках,
• справки об отсутствии налоговой задолженности,
• данные об опыте исполнения аналогичных контрактов – в качестве подтверждающих документов подойдут копии договоров с заказчиками и актов выполненных работ,
• рекомендательные письма клиентов,
• сведения о материально-технической базе предприятия.

Какие документы нужны для участия в тендерах индивидуальным предпринимателям?

ИП, как и организации, тоже могут подавать заявки на участие в торгах. Для этого индивидуальному предпринимателю необходимо получить электронную подпись и аккредитацию на той торговой площадке, которую он выбрал для поиска закупок.

Электронная подпись необходима для того, чтобы обмениваться электронной документацией с заказчиком. Получить такую подпись ИП может в специальном удостоверяющем центре.

Как только подпись получена, ИП может зарегистрироваться на торговой площадке. Для регистрации необходимы следующие документы:

• заполненное и подписанное заявление (образец обычно предоставляет площадка),
• выписка из ЕГРИП,
• сканы всех страниц паспорта,
• копия ИНН,
• контактный адрес e-mail.

При успешной регистрации площадка вышлет уведомление об этом на электронную почту заявителя. Вместе с уведомлением оператор направит заявителю реквизиты специального счета, на который можно будет зачислять средства на обеспечение заявок.

В случае выявления ошибок уведомление также придет, после чего можно будет исправить ошибки и подать заявку на регистрацию повторно.

Индивидуальный предприниматель также может участвовать в тендерах, проводимых на федеральных торговых площадках. Для этого необходима регистрация в ЕИС, которая дает доступ на все федеральные площадки.

Подготовка документов для тендера предполагает обязательное наличие следующих бумаг:

• выписка из ЕГРИП,
• ИНН,
• документ, подтверждающий принадлежность индивидуального предпринимателя к субъектам малого бизнеса (выписка из реестра СМП либо декларация принадлежности к СМП),
• справка об отсутствии задолженностей по налогам.

Кроме того, ИП, как и компания, должен подтвердить, что его товары или услуги соответствуют актуальным нормам и требованиям законодательства.

Подготовка документов для участия в тендерах в первый раз может оказаться достаточно затруднительной. Далеко не каждая компания может позволить себе содержать в штате тендерного специалиста – как правило, нести такие расходы способен только крупный бизнес, регулярно участвующий в закупках. Если организация или ИП хотят поучаствовать впервые, то гораздо выгоднее будет воспользоваться услугами специалиста на аутсорсе.

Найти профессионала поможет платформа TendIn. На платформе собраны высококвалифицированные тендерные специалисты с многолетним опытом работы, готовые помочь в подготовке документов для тендеров. Регистрация на TendIn бесплатна и займет буквально пару минут. Прямое взаимодействие с исполнителями поможет сэкономить время и средства. А безопасная сделка гарантирует стопроцентное качество и доведение любого проекта до конца.